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Comprando Facturas por primera vez

Cuando compra factures por primera vez, nunca se está muy seguro de qué es lo que se necesita exactamente, aquí presentamos una pequeña guía que pretende ayudarle a tomar la mejor decisión al respecto.

Tipo de Formulario

Una de las primeras cosas que se deben determinar es el tipo de formulario que necesita, ya que podría ser suficiente un simple recibo, o si necesita una factura, y de qué tipo.

Si lo que necesita son comprobantes legales, hay que saber si está inscrito para reportar impuesto de ventas, o solamente renta. Si es solamente renta, esto es, por servicios, podría bastarle un recibo de dinero.

Si usted brinda un servicio, y cobra una vez terminado el servicio, podría simplemente tener un recibo de dinero por ese servicio, o por alquileres de bienes tanto muebles como inmuebles.

Si usted vende bienes o servicios y cobra impuestos de ventas, o cobra a plazo luego de brindado el bien o servicio, necesita factura. Esta factura puede ser de contado, o de crédito, o mixta, por lo general simplemente se hace mixta simplemente.

Tamaño de la Factura

Para determinar el tamaño de la factura, lo que se necesita es saber qué cantidad de productos o servicios promedio, se van a facturar, y el tamaño de la descripción, para tener una noción de la cantidad de líneas necesarias.

Sin embargo, por razones de imagen, es muy común que las empresas tengan tamaños de factura más grande. Generalmente es cuestión de presupuesto, aunque cuando hablamos de mínimos de impresión, realmente el tamaño de la factura impacta poco en el presupuesto.

Cantidad de copias de la Factura

Oficialmente, la factura debe tener al menos una copia, sin embargo, lo ideal es que posea al menos dos copias, una para el contador, y una para archivo, de esta forma, si al contador le sucede algo con sus facturas, usted tiene una copia de respaldo, o si a usted le sucede algo, el contador tendrá sus copias.

Para procesos administrativos, es usual también que se tenga una copia adicional, puede ser para entregas de mercadería, procesos de cobros posteriores, u otros. Esto es importante dejarlo en claro, ya que luego es muy difícil incorporar copias adicionales.

Cantidad de colores de la Factura

Cuando hablamos de la cantidad de colores, no es el color de las copias, sino más bien, los colores de tinta que llevan impresos cada copia. Generalmente dependerá de la cantidad de colores del logo, si es a uno, dos o tres colores, o si el logo es a un color diferente al negro, se puede hacer a dos tintas, el color del logo y el negro del texto.

También el texto y líneas, puede ser de color azul, verde u otro color que sea visible.

Entre más colores, más cara la factura, sin embargo, si hablamos de mínimos, en realidad el efecto de tintas adicionales no es tan sustancial en el costo final de la factura.

Cantidad de Formularios

La cantidad de formularios depende de cuántas facturas generará por mes. Es importante porque usted debería producir una cantidad que no exceda sus necesidades de un año, ya que el papel químico es un material que se vence, se degrada con el tiempo, y pierde su capacidad de copiar de forma legible, con el pasar del tiempo.

Por lo general lo recomendado es hacer un mínimo de facturas, especialmente si está iniciando, ya que con el tiempo, pueden haber cambios en el arte, que sólo con el uso se pueden establecer.

Por lo general, los blocks se hacen de 50 juegos de original y una, dos, o tres copias, pero si son de cuatro copias, los blocks tradicionalmente se hacen de 25 juegos.

El mínimo que producimos en Impresión Total S.A. es de 4 blocks, aunque dependiendo del tamaño de facturas, es mejor producir 5, 6 u 8 blocks.

Si está produciendo mínimos de facturas, no le recomendamos el tamaño más pequeño, ya que la diferencia en el costo por el tamaño en mínimos de facturas, es despreciable o muy pequeño.

No dude en llamarnos, en Impresión Total S.A. le ayudamos en la producción de sus facturas, o cualquier otro trabajo de impresión gráfica que usted o su empresa puedan necesitar.

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Tipos de facturas y formas de impresión

Existen varias formas de hacer una factura, dependiendo de la tecnología de impresión con que se cuente, y la cantidad de facturas que se impriman por día, semana o mes, así debe ser nuestra escogencia de la tecnología adecuada.

Si usted trabaja fuera de una oficina, probablemente la mejor forma de hacer una factura es a mano, sin embargo, también hay en el mercado, impresoras en rollo con papel térmico adecuado para la impresión de facturas, aunque estas tecnologías suelen ser caras, y requieren de un sistema o base de datos, conexión a internet y otras cosas.

Si trabaja en oficina, lo tradicional es tener un sistema de impresión de matriz de puntos, que con presión, imprime las facturas, tanto la original como las copias, en una sola pasada, ya sea en fórmula continua o en juegos sueltos.

Esta forma de impresión es de consumibles sumamente baratos, aunque las impresoras en sí, es bastante caras, pero generalmente de muy buena calidad, por lo que es una excelente inversión. Se utiliza un papel delgado para que el juego de original y copias no sea muy grueso, y el papel tiene o tratamiento de autocopiado, o anteriormente, papel carbón.

Al inicio, el precio del papel químico autocopiativo era muy alto, por lo que se utilizaba el papel carbón, sin embargo ahora el costo del papel químico ha disminuido, por lo que casi no se utiliza el papel carbón, lo que lo ha echo más caro, esto ha producido que prácticamente ya no se utilice, a menos que sean aplicaciones muy especiales.

Otra forma muy común es mediante impresoras de inyección de tinta o láser. Ninguna de las dos ejerce presión a la hora de imprimir, por lo que no se puede imprimir el juego de original y copias, en una sola pasada, como la de matriz de puntos, o la escritura, en su lugar, hay que imprimir cada una en hojas individuales. Se utiliza papeles más gruesos que los juegos, sin ningún tratamiento de autocopiado. Por lo general, bond 20 blanco y de color. No se recomienda papeles más delgados, porque puede dar problemas a la hora de la impresión.

Si la impresión se hace en impresoras láser, es necesario prestar especial atención al hilo del papel, y a las condiciones de almacenamiento, ya que son factores que alteran el proceso de impresión, y pueden generar problemas. Al ser las facturas, hojas impresas y numeradas especiales, se debe asegurar el mejor proceso de impresión para minimizar las fallas.

Las impresoras láser son bastante más caras, pero de mucho menores costos de consumibles, mientras que las de Inyección de tinta son muy accesibles, pero de uso más elevado. La decisión se debe tomar en consideración al volumen de impresión.

En cuanto al tamaño, en la fórmula contínua existen una gran variedad de tamaños, ya que al tener tracción, el manejo del papel es mucho más certero y facilita el imprimir tamaños pequeños. Sin embargo, por las características de producción, el precio es un poco más elevado en cantidades menores, y mucho mejor en cantidades mayores, con mínimos de impresión altos, por lo que se debe tomar en cuenta el volumen de impresión para tomar la decisión.

Para llenado manual puede ser casi cualquier tamaño, y este va a depender sólo de lo que se quiera facturar. Si se va a imprimir la factura, si hay limitaciones de tamaño. Se puede utilizar un tamaño carta, un tamaño legal si lo desea más grande, o un tamaño media carta, pero no se recomienda fabricar otro tipo de tamaños, ya que el manejo en las impresoras suele ser complicado.

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5 claves de Tamaño para Diseñar facturas.

5 claves de Tamaño para Diseñar facturas.

… Y en general formularios de cualquier tipo.

1. Tamaños de Papel

El papel proviene de bobinas, que tiene un ancho de 34, 35 o 38 pulgadas, y se cortan hojas a 22, 23 o 25 pulgadas, resultando resmas de 22X34, 23X35 o 25X38.

Existen tres tamaños básicos que resultan del tamaño original de la resma, estos son cuando la resma se corta en 6, en Ocho o en 12 tamaños. Como resultado tenemos tamaño legal, 8,5 por 13 pulgadas, tamaño carta, 8,5 por 11 pulgadas y el doceavo, 8,5 por 7,25 pulgadas

2. Cortes de Refile

De estos tamaños básicos, se derivan el tamaño media carta, ideal de facturas, tamaño medio doceavo, ideal de recibos, y el tamaño cuarto de carta.

Existen pequeñas diferencias de milímetros, en los pliegos de la resma, y cuando se cortan, también hay diferencias pequeñas entre cortes de las diferentes copias

Una esquina del papel sirve de guía de registro para realizar la impresión, generando en los lados contrarios pequeñas diferencias, por lo que se requiere un refile final de igualación, de 1/8 de pulgada.

3. Entrada de Pinzas

Las máquinas de impresión de pliegos contienen unas pinzas que prensan el papel en alguno de los bordes, y sirve para llevarlo a través del proceso de impresión. Estas pinzas que están en uno de los cilindros, prensan el papel y lo fuerzan por entre los cilindros de impresión

Estas pinzas generan un espacio no imprimible en el papel, que para máquinas pequeñas de impresión de formularios, generalmente va desde 1/8 a 5/16 de pulgada, dependiendo de la máquina utilizada, y la calibración de la misma

4. Talón de Grapas

Para mantener las copias juntas, y en su lugar, se utiliza un engomado de las hojas, y un par de grapas aplicadas en el talón, que mantienen firme las copias del block, y la cartulina envolvente de respaldo.

El talón está limitado por el borde del papel y la pleca, o línea punteada que permite cortar el original y las copias del resto del block, una vez lleno, y necesita un espacio que puede ir de 7/16 a ½ de pulgada.

El numerador necesita de un espacio mínimo de separación con la pleca de al menos ¼ de pulgada.

5. Montajes

Al hacer montaje, se presupone uno o dos cortes centrales, los cuales reducen el espacio de márgenes.

Formularios únicos sin montaje

En Estos formularios, generalmente coincide la entrada de pinzas, con el talón, por lo que los márgenes serán ¼ de pulgada en tres lados, y ½ pulgada en la parte superior.  Estos formularios son tamaño 8,5X13, 8,5X11 y 8,5X7,25 pulgadas.

mantajes para impresion de facturas

Distancias de reserva para la impresión de facturas

Formularios dobles.

En estos se reduce en ¼ de pulgada al centro, al hacerlo en un solo corte, por lo que los márgenes quedan dos a ¼ de pulgada, y dos, la entrada de pinzas y el talón, a ½ pulgada.  Estos formularios son los 8,5X5,5 o 4,25X7,25 pulgadas

Formularios con montaje en 4

En Estos formularios, hay un espacio de ½ pulgada al centro, ya que el talón de los moldes de abajo, quedan al centro de la hoja. Los márgenes son de ¼ de pulgada en tres lados y ½ pulgada a la entrada de pinzas, coincidiendo con el talón de los moldes superiores.  Tamaño del formulario 5,5X4,25 pulgadas.

Montajes de facturas

Tamaños y reservas de espacio para montajes de facturas

Últimas recomendaciones.

Por último, lo ideal es hacer la fórmula en el espacio aprovechable, lo más grande posible, sin que ningún texto salga de este, y luego se reduce al 95 % para darle holgura.

Recordemos siempre que el espacio de trabajo sea en cmyk, convertir las tipografías a dibujo, cargar las imágenes dentro del archivo, y no como enlace, y hacer un archivo PDF para evitar problemas de versión de programa.

Es imprescindible que los colores pantonne, sean hechos no como una combinación de cmyk, sino como un “swatch” específico para facilitar la separación.

 

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Los 4 aspectos claves de la Impresión de Volantes como herramienta de mercadeo

Para tener una producción de volantes publicitarios, debemos tener claro estos cuatro aspectos básicos:

Planificación previa

Hay que tener claro cuál, o cuáles son los objetivos del volante. Para crear este o estos objetivo debemos ser específicos, en cuanto a darle énfasis a un producto o servicio específico, como caballo de batalla o, aun mejor, una oferta.

Otro aspecto de la planificación es especificar cuáles son los destinatarios del volante, zona geográfica o punto de distribución, el tipo de persona que lo recibirá, género, edad, nivel social, etc.

Con esta información podemos establecer al menos de manera provisional la cantidad de personas a las cuales deseamos entregar la información.

Adicionalmente hay que tener claro la cantidad de información que deseamos transmitir, esto es importante para saber el tamaño ideal del volante.

También es importante que especifiquemos la cantidad de veces que queremos que nuestros prospectos vean la información. Entre más veces tengamos contacto con nuestros prospectos, más efectivo será el mensaje. Esta es la razón por la cual escuchamos una y otra vez los mismos anuncios en la radio, los leemos en la prensa, o los vemos en la televisión. La repetición es uno de los aspectos más importantes en una campaña de mercadeo.

Teniendo una idea de la cantidad de volantes que necesita, y el costo del mismo, puede ajustar de antemano las expectativas de calidad, cantidad de información, alcance y frecuencia del volante.

Dependiendo del tipo de cliente, la imagen que queremos presentar, y la cantidad de información que queremos transmitir, podemos definir la calidad y tamaño del volante que queremos realizar.  Esto es, tipo de papel, cantidad de tintas, y forma del arte.

Dependiendo del alcance, la frecuencia y el presupuesto, podemos definir la cantidad de volantes a producir.

Diseño Gráfico

Para el diseño del volante, primero se debe ajustarse al tamaño establecido por el cliente, según su presupuesto, uno de varios tamaños estándar, o un tamaño especial.

La cantidad de colores, el tipo de papel, los lados de impresión y otros detalles dependiendo de la imagen que se desea transmitir y el presupuesto.

El mensaje debe ser directo, atractivo, con un llamado a la acción claro, efectivo.

Puede ser necesario utilizar diferentes textos en busca del que sea más efectivo.

Debe ajustarse a los colores del cliente, con una imagen clara, directa, pero sobre todo, atractiva, mostrando lo que se necesita mercadear.

También puede ser necesario experimentar con diferentes imágenes gráficas en busca de una mayor efectividad.

Producción

Las producciones Full color pueden ser en Impresión digital, en pequeñas cantidades, o en litografía tradicional, si las cantidades son mayores.

Se pueden producir en conjunto, planificando de antemano, diferentes mensajes e imágenes, y/o diferentes campañas, para lograr obtener en cantidad, el mejor precio por unidad.

Puede ser en papel mate, o papel brillante, más delgado si es por un lado, o un poco más grueso si es por ambas caras, el papel brillante y más grueso, proyecta una imagen de calidad, o papel mate y más delgado, si desea proyectar una imagen de austeridad.

Distribución

La distribución puede ser en puntos de alto tránsito, puerta a puerta, en el propio local, o una mezcla de estos.

Para la distribución, pude considerar métodos más personales, o más profesionales, dependiendo del presupuesto, la forma y el lugar de distribución.

Puede contratar a Correos de Costa Rica o empresas de distribución, ambos con distribución certificada.

Conclusión

Para obtener un volante que genere resultados, estos cuatro puntos son indispensables, desde los objetivos a la distribución, y todos los aspectos de producción.

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Impresion de Facturas en Costa Rica

Impresion de Facturas en Costa Rica

Impresión de Facturas en Costa Rica

Características

Las facturas en Costa Rica son llenadas a mano o en diferentes impresoras, poseen tamaños específicos, son impresos en material bond corriente delgado, o papel bond autocopiativo especialmente tratado, que denominamos papel químico, poseen de 1 a 4 copias adicionales al original y pueden imprimirse de un color a full color.  En esta publicación desglosaremos estas características.

Materiales

El material del cual están hechas las facturas es papel bond corriente o papel bond químicamente tratado para que tenga la cualidad de ser autocopiativo.  Tanto el bond corriente como el químico vienen en diferentes grosores, desde un bond 13 a un bond 24, y si bien cualquiera de los grosores de bond, puede ser tratado, generalmente en el mercado sólo se encuentra el bond 13, bond 16, y el bond 20.  Cuando la factura debe ser impresa full color, se utiliza el bond 20, por razones de calidad de impresión y precisión del registro.

El papel químico tiene una denominación, dependiendo del lado que está químicamente tratado para ser autocopiativo.  El original se denomina CB, que significa “Coated Back” o recubierto en la parte trasera, la copia intermedia se denomina CFB que significa “Coated front and Back” o con recubrimiento en ambas caras, y la última copia CFCoated Front” que es con recubrimiento al frente.

La unión de ambos recubrimientos con la presión ejercida por el lapicero, o la impresora de matriz de puntos, genera la copia de lo escrito.  La impresora de Inyección de Tinta, o una impresora láser, no ejercen presión sobre el material, por lo que estas impresoras no sirven para imprimir facturas con papel químico, al menos no todas las facturas en una sóla impresión, por lo que no sería conveniente invertir en el material recubierto si se utilizarán estas impresoras.  Para ello sería mejor utilizar material bond corriente.  Para impresión láser, por lo general es mejor utilizar el material bond 20 o bond 24.

Tamaño

El tamaño de resma original del bond es 34 por 22 pulgadas, y esta resma cortada en ocho partes, nos da un tamaño carta, 8,5 por 11 pulgadas.  A este tamaño se le denomina un octavo.  Si se corta en 6 partes tenemos un tamaño 8,5 por 13 pulgadas.  Este tamaño se denomina un sexto.  Los tamaños de las facturas son fracciones definidas de estos tamaños.  Por ejemplo, el tamaño de un recibo es de alrededor de 4 por 6 pulgadas, es lo que se conoce como un veinticuatro, caben cuatro tamaños de recibo  en un sexto.  El tamaño más tradicional de factura es un dieciséis, o media carta.

El tamaño de una factura lo establece lo que se va a facturar.  Esto es, si usted en promedio vende una cantidad x de productos, y necesita una línea para cada producto, o si vende uno o dos productos o servicios, pero necesita más líneas para su descripción, con esta información usted y su diseñador pueden establecer el tamaño ideal de su factura.

Adicionalmente el tamaño tiene zonas reservadas para refiles, talones, y espacios para pinzas que manejan el material a través de las máquinas.  El talón debe tener un tamaño de ¼ de pulgada, y los refiles deben de tener al menos 1/8 de pulgada.  La entrada de pinzas debe ser de ¼ de pulgada, y es recomendable dejar ¼ de pulgada de margen alrededor para que se vea bien.

Copias

Las copias de una factura están dadas por el o los procesos administrativos que se llevan a cabo con la misma.  El más básico es una copia, ya que el cliente se deja el original, y tenemos una copia para respaldo de la contabilidad.

Si la factura es de crédito, generalmente se deja en trámite de cobro una copia, se retiene la original firmada por el representante legal del cliente, hasta que se realice el pago, y se tiene una segunda copia para el respaldo de la contabilidad.

Para redundancia de los datos, algunas veces se utiliza una copia adicional de archivo, esto permite que la oficina de contabilidad tenga su respaldo, y en administración se tenga otra copia de redundancia, lo que permite tener mayor seguridad de los datos.

De esta forma las facturas pueden tener una, dos, tres o hasta cuatro copias.

Tintas

La demanda de tintas se da generalmente dependiendo de la cantidad de colores que posea el logo, y de nuestra necesidad de mantener nuestra imagen corporativa.  Se tiene por costumbre que el material de las copias es de diferentes colores, y que la numeración se realiza con una tinta roja.  Esto no se incluye dentro de lo que se considera tintas.  También si queremos generar un mayor impacto en el cliente, podemos utilizar al factura con más colores.  Los colores básicos son el negro y el azul, aunque usted puede hacer sus facturas de cualquier color que quiera, verde, rojo celeste, rosado, etc.  Aunque el costo es el mismo sin importar el tono de color escogido, colores fuera de lo tradicional atrasan la producción del trabajo.

Cantidad

Por costumbre, y por facilidad en el manejo de las facturas, estas se hacen en blocks de 50 juegos, si tienen de 1 a 3 copias, y de 25 juegos si tienen 4 o más copias.  Estos blocks son engomados y generalmente llevan grapa, que permite que las copias puedan ser removidas del block mediante una línea de puntos cortados del talón.

Se establece un mínimo por los costos.  Cualquier cantidad menor al mínimo cuesta prácticamente lo mismo que este mínimo, y el cliente se vería perjudicado al tener menos cantidad por el mismo precio, por lo que nosotros establecemos este mínimo.

El mínimo y la cantidad de facturas se dan dependiendo del tamaño, así, un cuarto de hoja carta,  tiene un mínimo de 8 blocks, ya que se procesa en grupos de 4.  De la misma forma usted puede adquirir 12, 16, 20 unidades y más, en factores de 4.

El mínimo de un veinticuatro (tamaño recibo) o media carta, es de 6 blocks, ya que se procesa en grupos de 2, por lo que puede tener cantidades de 6, 8, 10, etc.

Por último, el doceavo, el tamaño carta o el tamaño legal, se procesa por unidad, por lo que se tiene un mínimo de 5 blocks, y de ahí, la cantidad que desee.

La cantidad de facturas que usted contrate, debe de ser el promedio de facturas que usted consume en un período de tiempo establecido, 3, 4 o 6 meses, más un adicional.  Si consume muy pocas, puede considerar períodos mayores, pero debe de tener en cuenta que pueden haber cambios de teléfonos, direcciones y otros, y que el papel químico es un material perecedero, que disminuye su condición sustantivamente después de 1 año de fabricado.

Precio

El precio de una factura está dado por la combinación de estos factores, material, tamaño, copias, tintas y cantidad de facturas.  A la hora de pedir un precio, tenga a mano cómo las va a imprimir, lo que va a facturar, el proceso administrativo que llevará, la cantidad de colores que tiene su logo, y por último la cantidad de facturas que necesita.

En Impresión Total S.A. le fabricamos sus facturas, nos envía la inscripción de Tributación Directa, el tamaño que desea, su logo e información por correo electrónico, y nosotros el montamos el arte.  Una vez aprobado el arte nos deposita el 50% para la producción, y de 4 a 8 días después, puede pasar a recoger sus facturas, o por un monto, se lo podemos hacer llegar a su casa u oficina.

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