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Impresion de Facturas en Costa Rica

Impresion de Facturas en Costa Rica

Impresión de Facturas en Costa Rica

Características

Las facturas en Costa Rica son llenadas a mano o en diferentes impresoras, poseen tamaños específicos, son impresos en material bond corriente delgado, o papel bond autocopiativo especialmente tratado, que denominamos papel químico, poseen de 1 a 4 copias adicionales al original y pueden imprimirse de un color a full color.  En esta publicación desglosaremos estas características.

Materiales

El material del cual están hechas las facturas es papel bond corriente o papel bond químicamente tratado para que tenga la cualidad de ser autocopiativo.  Tanto el bond corriente como el químico vienen en diferentes grosores, desde un bond 13 a un bond 24, y si bien cualquiera de los grosores de bond, puede ser tratado, generalmente en el mercado sólo se encuentra el bond 13, bond 16, y el bond 20.  Cuando la factura debe ser impresa full color, se utiliza el bond 20, por razones de calidad de impresión y precisión del registro.

El papel químico tiene una denominación, dependiendo del lado que está químicamente tratado para ser autocopiativo.  El original se denomina CB, que significa “Coated Back” o recubierto en la parte trasera, la copia intermedia se denomina CFB que significa “Coated front and Back” o con recubrimiento en ambas caras, y la última copia CFCoated Front” que es con recubrimiento al frente.

La unión de ambos recubrimientos con la presión ejercida por el lapicero, o la impresora de matriz de puntos, genera la copia de lo escrito.  La impresora de Inyección de Tinta, o una impresora láser, no ejercen presión sobre el material, por lo que estas impresoras no sirven para imprimir facturas con papel químico, al menos no todas las facturas en una sóla impresión, por lo que no sería conveniente invertir en el material recubierto si se utilizarán estas impresoras.  Para ello sería mejor utilizar material bond corriente.  Para impresión láser, por lo general es mejor utilizar el material bond 20 o bond 24.

Tamaño

El tamaño de resma original del bond es 34 por 22 pulgadas, y esta resma cortada en ocho partes, nos da un tamaño carta, 8,5 por 11 pulgadas.  A este tamaño se le denomina un octavo.  Si se corta en 6 partes tenemos un tamaño 8,5 por 13 pulgadas.  Este tamaño se denomina un sexto.  Los tamaños de las facturas son fracciones definidas de estos tamaños.  Por ejemplo, el tamaño de un recibo es de alrededor de 4 por 6 pulgadas, es lo que se conoce como un veinticuatro, caben cuatro tamaños de recibo  en un sexto.  El tamaño más tradicional de factura es un dieciséis, o media carta.

El tamaño de una factura lo establece lo que se va a facturar.  Esto es, si usted en promedio vende una cantidad x de productos, y necesita una línea para cada producto, o si vende uno o dos productos o servicios, pero necesita más líneas para su descripción, con esta información usted y su diseñador pueden establecer el tamaño ideal de su factura.

Adicionalmente el tamaño tiene zonas reservadas para refiles, talones, y espacios para pinzas que manejan el material a través de las máquinas.  El talón debe tener un tamaño de ¼ de pulgada, y los refiles deben de tener al menos 1/8 de pulgada.  La entrada de pinzas debe ser de ¼ de pulgada, y es recomendable dejar ¼ de pulgada de margen alrededor para que se vea bien.

Copias

Las copias de una factura están dadas por el o los procesos administrativos que se llevan a cabo con la misma.  El más básico es una copia, ya que el cliente se deja el original, y tenemos una copia para respaldo de la contabilidad.

Si la factura es de crédito, generalmente se deja en trámite de cobro una copia, se retiene la original firmada por el representante legal del cliente, hasta que se realice el pago, y se tiene una segunda copia para el respaldo de la contabilidad.

Para redundancia de los datos, algunas veces se utiliza una copia adicional de archivo, esto permite que la oficina de contabilidad tenga su respaldo, y en administración se tenga otra copia de redundancia, lo que permite tener mayor seguridad de los datos.

De esta forma las facturas pueden tener una, dos, tres o hasta cuatro copias.

Tintas

La demanda de tintas se da generalmente dependiendo de la cantidad de colores que posea el logo, y de nuestra necesidad de mantener nuestra imagen corporativa.  Se tiene por costumbre que el material de las copias es de diferentes colores, y que la numeración se realiza con una tinta roja.  Esto no se incluye dentro de lo que se considera tintas.  También si queremos generar un mayor impacto en el cliente, podemos utilizar al factura con más colores.  Los colores básicos son el negro y el azul, aunque usted puede hacer sus facturas de cualquier color que quiera, verde, rojo celeste, rosado, etc.  Aunque el costo es el mismo sin importar el tono de color escogido, colores fuera de lo tradicional atrasan la producción del trabajo.

Cantidad

Por costumbre, y por facilidad en el manejo de las facturas, estas se hacen en blocks de 50 juegos, si tienen de 1 a 3 copias, y de 25 juegos si tienen 4 o más copias.  Estos blocks son engomados y generalmente llevan grapa, que permite que las copias puedan ser removidas del block mediante una línea de puntos cortados del talón.

Se establece un mínimo por los costos.  Cualquier cantidad menor al mínimo cuesta prácticamente lo mismo que este mínimo, y el cliente se vería perjudicado al tener menos cantidad por el mismo precio, por lo que nosotros establecemos este mínimo.

El mínimo y la cantidad de facturas se dan dependiendo del tamaño, así, un cuarto de hoja carta,  tiene un mínimo de 8 blocks, ya que se procesa en grupos de 4.  De la misma forma usted puede adquirir 12, 16, 20 unidades y más, en factores de 4.

El mínimo de un veinticuatro (tamaño recibo) o media carta, es de 6 blocks, ya que se procesa en grupos de 2, por lo que puede tener cantidades de 6, 8, 10, etc.

Por último, el doceavo, el tamaño carta o el tamaño legal, se procesa por unidad, por lo que se tiene un mínimo de 5 blocks, y de ahí, la cantidad que desee.

La cantidad de facturas que usted contrate, debe de ser el promedio de facturas que usted consume en un período de tiempo establecido, 3, 4 o 6 meses, más un adicional.  Si consume muy pocas, puede considerar períodos mayores, pero debe de tener en cuenta que pueden haber cambios de teléfonos, direcciones y otros, y que el papel químico es un material perecedero, que disminuye su condición sustantivamente después de 1 año de fabricado.

Precio

El precio de una factura está dado por la combinación de estos factores, material, tamaño, copias, tintas y cantidad de facturas.  A la hora de pedir un precio, tenga a mano cómo las va a imprimir, lo que va a facturar, el proceso administrativo que llevará, la cantidad de colores que tiene su logo, y por último la cantidad de facturas que necesita.

En Impresión Total S.A. le fabricamos sus facturas, nos envía la inscripción de Tributación Directa, el tamaño que desea, su logo e información por correo electrónico, y nosotros el montamos el arte.  Una vez aprobado el arte nos deposita el 50% para la producción, y de 4 a 8 días después, puede pasar a recoger sus facturas, o por un monto, se lo podemos hacer llegar a su casa u oficina.

Posted in: Impresión, Impresión Comercial

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